Krav til våre leverandører

Publisert av Newsec Property Asset Management AS
Dato: 7. november 2023 (versjon 1.3).

KRAV TIL SAMFUNNSANSVAR FOR LEVERANDØRER – BAKGRUNNEN FOR VÅRE RETNINGSLINJER

Dette dokumentet (heretter «Leverandørkrav») er etablert for å sikre den høyeste standard når vi inngår avtaler på vegne av våre kunder, og når vi bestiller tjenester for våre oppdragsgivere og eiendomsbesittere. Disse kravene gjelder også for Newsec sine anskaffelser. Leverandørkravene bygger på Newsecs nordiske Leverandørkrav.

Leverandørkrav inneholder minimumskravene vi stiller til våre leverandører av varer og tjenester (heretter «Leverandør»). Utarbeidelse av Leverandørkrav er et ledd i Newsecs oppfølging av Lov av 16. juni 2021 nr. 99 om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven).

2. INNLEDNING

Newsec sine aktiviteter skal være ansvarlig og bærekraftig. Dette betyr at Newsec tar ansvar for innvirkningen som våre aktiviteter har på mennesker, samfunn, økonomi og miljø. Newsecs krav til samfunnsansvar er basert på vår bærekraftspolitikk og våre Etiske retningslinjer. I tillegg er våre Leverandørkrav basert på FNs verdenserklæring om menneskerettigheter samt relevante nasjonale og internasjonale lover og direktiver knyttet til arbeid, miljø og korrupsjon.

Newsec definerer sine tre bærekraftsområder på følgende måte:

2.1 Samfunnsansvar

Newsec baserer sine aktiviteter på likhetsprinsippet og på likebehandling av alle. Respekt, forståelse og hensyn til andre er karakteristiske trekk ved arbeidsmiljøet i Newsec. Utgangspunktet for alle våre aktiviteter, inkludert bestillinger, er «null ulykker på jobb». Gjennom våre forretningsaktiviteter tar vi hensyn til innvirkningen vi har på folks helse, rettigheter og livskvalitet, så vel som på samfunnet og arbeidsplassen.

2.2 Miljøansvar

Våre aktiviteter har størst påvirkning gjennom bærekraftig vedlikehold og utvikling av våre kunders eiendommer. Når vi utfører vårt arbeid skal vi ta hensyn til knapphet på naturressurser og vår innvirkning på miljøet. Vi skal begrense sløsing av materialer, naturressurser og utslipp som knyttes direkte eller indirekte til vårt virke. Newsec handler i samsvar med relevante miljøbestemmelser og vi arbeider for å minimere vår miljøpåvirkning i våre daglige aktiviteter. Vi videreutvikler hele tiden vårt miljøarbeid ved hjelp av målbare mål og nøkkeltall.

2.3 Etisk og verdibasert virksomhet

Vi overholder lover og forskrifter i våre aktiviteter, og våre kjerneverdier er grunnlaget for alt vi gjør. Sammen med våre ansatte arbeider Newsec for å bekjempe korrupsjon, bestikkelser og svart økonomi.

Vi oppfordrer til dialog, transparens og ansvarlighet, og vi forventer det samme fra våre Leverandører. I Newsec behandler vi våre partnere likt, og tjenestenettverkene våre er transparente.

Konfidensialitet ved behandling av informasjon og databeskyttelse er ekstremt viktig for oss. Alle i Newsec har muligheten til å melde inn bekymringer og komme med forslag til forbedringer, uavhengig av tittel eller stilling i selskapet.

3. ETTERLEVELSE AV VÅRE LEVERANDØRKRAV

Newsecs partnere er pålagt å overholde våre Leverandørkrav. Newsec har rett til å ettergå og kontrollere Leverandørens aktiviteter i den grad det er nødvendig for å sikre at Leverandøren opererer i samsvar med våre Leverandørkrav. Leverandøren er ansvarlig for at underleverandørers aktiviteter og hele produksjonskjeden er i tråd med disse krav.

Newsec har ensidig rett til å oppdatere våre Leverandørkrav ved å informere om oppdateringen til Leverandøren. Endringene i kravene er gyldige så snart den oppdaterte versjonen av Leverandørkrav er oppdatert på våre nettsider eller meldt til Leverandøren. Leverandøren forplikter seg til å informere Newsec uten rimelig forsinkelse dersom deres virksomhet ikke er i samsvar med oppdateringene av Leverandørkrav, eller hvis de mener at oppdaterte Leverandørkrav er i strid med deres krav og / eller mot juridiske krav og standarder.

Sanksjoneretableres for å forhindre samhandling medvisse land, individer og sektorer.Newsec sjekker levandører mot sanksjonslister. Leverandøren skal være åpen om de reelle eierforhold i sin virksomhet.

4. KRAV TIL LEVERANDØREN

Et minimumskrav er at Leverandøren skal overholde eksisterende internasjonale og nasjonale lover og regler i bransjen. Leverandører som tilbyr tjenester eller produkter til Newsec må utøve sin forretningsdrift i tråd med følgende grunnleggende prinsipper:

4.1 Arbeidskraft

Leverandøren sørger for at det ikke er barnearbeid eller tvangsarbeid i produksjonskjeden. Alle arbeidstakere må ha lovlige tillatelser for å jobbe i Norge samt at det foreligger individuelle arbeidsavtaler for alle som medvirker i leveransen.

4.2 Lønns- og arbeidsvilkår

Leverandøren må overholde lover, allmenngjøringsforskrifter og tariffavtaler knyttet til minstelønn, arbeidstid og overtidsbetaling. Hvis det ikke finnes slik nasjonal lovgivning, skal den relevante ILO-konvensjonen følges. Lønn skal alltid betales direkte til arbeidstakeren til avtalt tid. Leverandøren har plikt til å etterkomme forespørsler fra Newsec om dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår.

4.3 Helse og sikkerhet

Leverandøren må overholde alle gjeldende internasjonale og nasjonale lover og direktiver relatert til helse og sikkerhet på arbeidsplassen. For øvrig gjelder følgende (ikke uttømmende opplisting):

1. Alle ansatte skal informeres om potensielle sikkerhets- eller helserisiko ved deres arbeid.
2. Ansatte skal tilbys helsetjenester og dekkes av personalforsikringer som er relevante for den jobben de skal utføre.
3. Passende arbeids- og beskyttelsesutstyr må skaffes til veie for de ansatte.
4. Skriftlige sikkerhetsinstruksjoner skal være tilgjengelig for alle ansatte.
5. Tjenesteytere og leverandører må registrere alle ulykker, hendelser og farer, og gjennomføre tiltak for å sikre proaktivitet og minimere risikoen for skade og ulykke.
6. Leveranser til Newsec eller til Newsecs kunder må utføres på en sikker måte og i samsvar med norsk lovgivning.

4.4 Likestilling og mangfold

Leverandøren må fremme likestilling og mangfold i egen organisasjon, styrer og kundeforhold. Leverandøren må sørge for at det ikke er diskriminering, trakassering, vold eller trussel om dette på grunnlag av etnisk opprinnelse, kjønn, religion, sosial bakgrunn, funksjonshemming, politisk synspunkter eller seksuell legning.

4.5 Foreningsfrihet

Leverandøren må respektere sine ansattes rett til å bli medlem i en fagforening og delta i kollektiv forhandling om arbeidsvilkår. Leverandøren må aktivt fremme sine ansattes rett til bistand fra tillitsvalgte ved forhold knyttet til deres arbeidskontrakter.

4.6 Bestikkelser

Newsec har nulltoleranse for alle former for bestikkelser og ulovlig påvirkning. Vi forventer at Leverandøren deler vår holdning til ansvarlig forretningsdrift, og at de krever at egen organisasjon, ansatte, underleverandører og leverandører har tilsvarende nulltoleranse. Det er forbudt å gi eller ta imot gaver i forbindelse med forretningsavtaler. Enhver oppførsel eller handling som kan skape en følelse av forpliktelse eller takknemlighet må unngås.

Videre er det uakseptabelt med upassende handlinger brukt til å påvirke beslutningstakere. Retningslinjer knyttet til å gi eller ta imot gaver er beskrevet nærmere regulert i Newsecs gavepolicy. Leverandøren må følge disse retningslinjene.

4.7 Fri konkurranse

Leverandøren skal bidra til fri konkurranse og skal ikke delta i ulovlige diskusjoner eller delta i aktiviteter eller avtaler med konkurrenter som omhandler pris, markedsandel eller andre aktiviteter som er lovstridige.

4.8 Miljø

Våre Leverandører må være bevisst på sin miljøpåvirkning ved hjelp av måling og overvåking. De må iverksette tiltak som skal redusere negativ miljøpåvirkning.

Leverandørens miljøarbeid bør som minimum inkludere følgende:

1. Fastsette relevante miljømål og rapportering knyttet til måloppnåelse.
2. Reduksjon av klimautslipp, for eksempel forbruk av oppvarming og elektrisk energi og utslipp fra transport og annet drivstoff.
3. Begrense bruk av tungmetaller og kjemikalier i forbrukervarer, produksjon og sluttprodukter. Tungmetaller og kjemikalier bør erstattes med materialer med mindre miljøpåvirkning der hvor det er mulig.
4. Varer fremstilt av plante- og dyrebaserte råvarer må være fra godt administrerte økosystemer som har effektiv arealbruk og godt bevart naturlig mangfold.

4.9 Datasikkerhet og personvern

Begge parter skal vurdere om aktivitetene i avtalen innebærer behandling av personopplysninger, og sette opp en databehandleravtale i henhold til personopplysningsloven og EUs personvernforordning 2016/679.

Leverandøren må sørge for at de behandler alle personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Leverandøren må sørge for at de stiller og oppfyller alle nødvendige krav i deres behandling av personopplysninger, og at de har dokumentasjon av prosesser og at de har iverksatt riktige tiltak for å beskytte personlig informasjon. Hvis avtalen mellom partene inkluderer behandling av personopplysninger, må Leverandøren godta samarbeid om behandling av personopplysninger, utarbeidelse av prosedyrer og evaluering i det omfanget som kreves gjennom hele avtaleperioden.

Newsec forventer umiddelbar tilbakemelding om hendelser som omhandler brudd på kravene i Bedriftens samfunnsansvar – krav til våre leverandører.Brudd på reglene i dette dokument kan raporteres direkte til 06760@newsec.no.

5. SPESIFIKASJON AV KRAV

Disse Leverandørkrav gjelder ved leveranse av varer og tjenester til Newsec og våre kunder. Hvis det er motstridende krav i kontraktsdokumentene, vil disse minimumskravene ha forrang.

5.1 Grunnleggende forpliktelser

1. Leverandøren godtar og opptrer i henhold til Newsecs Leverandørkrav.
2. Leverandøren har et gyldig organisasjonsnummer.
3. Leverandøren betaler merverdiavgift og arbeidsgiveravgift, og har ingen uoppgjort skattegjeld.
4. Leverandøren har gyldig ansvarsforsikring med tilstrekkelig dekning.
5. Leverandøren skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldene landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke.
6. Leverandøren er ansvarlig for å sikre at alle underleverandører følger disse retningslinjene.

Krav til kvalitet, miljø og arbeidsforhold

1. Leverandøren har ett av følgende kvalitetsstyringssystemer:
   1. et ISO-sertifisert kvalitetssystem
   2. en annen lignende kvalitets- /sektorspesifikk sertifisering som inkluderer styrings- og forbedringssystem
   3. forpliktelse til den beste og generelt aksepterte praksis i sektoren (for eksempel god byggeskikk, generelle kvalitetsspesifikasjoner for konstruksjon)
      
2. Leverandøren har en skriftlig miljøpolitikk som er kjent av, og tilgjengelig for, de ansatte.
3. Leverandøren sørger for at virksomhetens HMS-praksis oppfyller lovverkets minimumskrav og arbeider aktivt med forbedringstiltak.
4. Leverandøren og dens underleverandører innehar eventuelle lovpålagte sektorspesifikke sertifiseringer (for eksempel HMS-kort). Ethvert entreprisearbeid er basert på Norsk Standard sine standarder, god byggeskikk og annen gjeldende lovgivning.

5.3 Valg av materialer

1. Ved valg av materialer skal Leverandøren ta hensyn til substitusjonsprinsippet i kjemikalielovgivningen som sier at skadelige kjemikalier og andre stoffer skal erstattes med mindre skadelige produkter og metoder der det er mulig.
2. Alle bygningsmaterialer og produkter som brukes skal være godkjent av myndighetene eller andre relevante aktører. I produktgrupper hvor det kreves E-merking, kan bare CE-merkede produkter brukes.
3. Produkter (interiør, maling, gulvbelegg mm) som omfattes av begrensninger i avgassing til inneklimaet må dokumenteres med et M1-sertifikat, en rapport eller et merke med tilsvarende eller strengere krav (kravene må beskrives). Avgassing skal angis i produktets EPD (dokumentasjon).
4. Produkter av tre eller som er trebasert må være ansvarlig og lovlig produsert (som FSC, PEFC, SFI-sertifisert eller verifisert ved andre godkjente metoder).

5.4 Avfall og gjenvinning

1. Alternative rivningsmetoder bør brukes hvor det er mulig for å
   1. muliggjøre og tilrettelegge for gjenbruk av byggematerialer
   2. sikre korrekt håndtering av farlig avfall.
2. Håndtere bygge- og rivingsavfall på en miljøvennlig måte. Leverandøren må sikre at de ansatte får opplæring i:
   1. riktig håndtering og gjenvinning av bygninger og avfall
   2. riktig håndtering og resirkulering av farlig avfall
3. Alle ansatte hos Leverandøren som håndterer farlige stoffer må være kvalifisert til å håndtere slike stoffer.
4. Resirkulering av avfall skal først og fremst gjøres i form av kildesortering, og det bør legges til rette for sortering av avfall.
   1. Som et minimum bør anlegg for resirkulering være tilgjengelig der følgende typer avfall produseres: tre, blandet byggeavfall, betong, gips, energi og metall. Målet for avfallssortering bør være minst 75 % for kontorbygg. Avfallets vekt og endelig deponeringssted skal kunne dokumenteres. Leverandøren skal kunne fremvise dokumentasjon på forespørsel.
5. Leverandører som utfører tjenester innen rengjøring, vaktmestertjenester og eiendomsforvaltning må sortere og resirkulere avfall på eiendommene og sende avfallet til riktig anlegg for videre håndtering.

5.5 Inneklima, tekniske systemer og energibruk

1. Varme, ventilasjon og klimaanlegg må utformes på en slik måte at man kan sikre god luftkvalitet og gode forhold når det gjelder trekk, bakgrunnsstøy og luftfuktighet.
2. Ved valg av tekniske systemer må det gjennomføres en analyse for livssyklusens kostnader i den grad som er relevant for den aktuelle anskaffelsen. Systemer må utformes slik at energiforbruket er så lite som mulig samtidig som det sørges for godt inneklima.
3. Når arealer renoveres eller endres må lokalene være godt ventilert slik at eksponering for urenheter (som VVOC, VOC, PAH, formaldehyd) minimeres for brukere. Dette gjelder spesielt før første gangs bruk eller ved bruk av nye materialer. Ved valg av materialer kan Grønn Materialguide benyttes for å vurdere materialer med lavest mulig mengde urenheter.
4. Vi forutsetter at kuldemedier velges på basis av Montrealprotokollen (nedfasingsprogram for ozonreduserende kuldemedier) og at det velges kuldemedier som har en miljømessig og kostnadsmessig optimal GWP-verdi for den aktuelle bruksperioden. Skillevegger, ventilasjonskanaler, tak og lignende må utformes for å redusere lydforurensning innenfor og mellom arealer.
5. Ha særlig fokus på å skape gode lysforhold (~500 lux for et gitt areal) og lavt strømforbruk (> 60 lm / W) ved valg av belysning og andre kontorinnredninger. For utendørsbelysning kan lysstyrken ikke underskride 70 lm/W. LED eller tilsvarende teknologi foretrekkes.
6. Trykktap i ventilasjonsanlegg må holdes til et minimum for å redusere bakgrunnsstøy forårsaket av vifter og for å forbedre energieffektivitet. Trykktap bør testes for å verifiseres. Generatorer og motorer må være utstyrt med vibrasjons- og støydempere.
7. Alle tekniske systemer og lysinstallasjoner må være enkle å tilpasse, erstatte, reparere og rengjøre.
8. Alle rørleggerartikler bør tilstrebes å være vannbesparende. Rørleggerartikler bør være berøringsfrie der dette er et alternativ.

5.6 Transport og drivstoff

• Leverandøren må ta hensyn til bærekraft og miljøfaktorer ved valg av kjøretøy. Vi anbefaler at biler som benytter nullutslippsteknologi eller biler med karbonutslipp på under 120 g CO2/ km brukes til transport av mennesker. Den maksimale grensen for utslipp av kjøretøy bør ikke overskride 160 g CO2/ km.
• Leverandøren må planlegge og gjennomføre transportbehov slik at samlet miljøbelastning blir så liten som mulig.
• Arbeidsmaskiner og verktøy må bruke miljøvennlig drivstoff og være så miljøvennlig som mulig også i andre aspekter (som ved bruk av katalysatorer).