Krav til våre leverandører

Publisert av Newsec AS
Dato: 10. mai 2023 (versjon 1.0).

1. KRAV TIL SAMFUNNSANSVAR FOR LEVERANDØRER –
BAKGRUNNEN FOR VÅRE RETNINGSLINJER

Dette dokumentet (heretter «Leverandørkrav») er etablert for å sikre den høyeste standard når vi inngår avtaler på vegne av våre kunder, og når vi bestiller tjenester for våre oppdragsgivere og eiendomsbesittere. Disse kravene gjelder også for Newsec sine anskaffelser.

Leverandørkravene bygger på Newsecs nordiske Leverandørkrav.
Leverandørkrav inneholder minimumskravene vi stiller til våre leverandører av varer og tjenester (heretter «Leverandør»). Utarbeidelse av Leverandørkrav er et ledd i Newsecs oppfølging av Lov av 16. juni 2021 nr. 99 om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven).

2. INNLEDNING

Newsec sine aktiviteter skal være ansvarlig og bærekraftig. Dette betyr at Newsec tar ansvar for innvirkningen som våre aktiviteter har på mennesker, samfunn, økonomi og miljø. Newsecs krav til samfunnsansvar er basert på vår bærekraftspolitikk og våre Etiske retningslinjer. I tillegg er våre Leverandørkrav basert på FNs verdenserklæring om menneskerettigheter samt relevante nasjonale og internasjonale lover og direktiver knyttet til arbeid, miljø og korrupsjon.

Newsec definerer sine tre bærekraftsområder på følgende måte:

2.1 Samfunnsansvar

Newsec baserer sine aktiviteter på likhetsprinsippet og på likebehandling av alle. Respekt, forståelse og hensyn til andre er karakteristiske trekk ved arbeidsmiljøet i Newsec. Utgangspunktet for alle våre aktiviteter, inkludert bestillinger, er «null ulykker på jobb». Gjennom våre forretningsaktiviteter tar vi hensyn til innvirkningen vi har på folks helse, rettigheter og livskvalitet, så vel som på samfunnet og arbeidsplassen.

2.2 Miljøansvar
Newsec handler i samsvar med relevante miljøbestemmelser og vi arbeider for å minimere vår miljøpåvirkning i våre daglige aktiviteter. Vi videreutvikler hele tiden vårt miljøarbeid ved hjelp av målbare mål og nøkkeltall.

2.3 Etisk og verdibasert virksomhet

Vi overholder lover og forskrifter i våre aktiviteter, og våre kjerneverdier er grunnlaget for alt vi gjør. Sammen med våre ansatte arbeider Newsec for å bekjempe korrupsjon, bestikkelser og svart økonomi. Vi oppfordrer til dialog, transparens og ansvarlighet, og vi forventer det samme fra våre
Leverandører. I Newsec behandler vi våre partnere likt, og tjenestenettverkene våre er transparente. Konfidensialitet ved behandling av informasjon og databeskyttelse er ekstremt viktig for oss. Alle i Newsec har muligheten til å melde inn bekymringer og komme med forslag til
forbedringer, uavhengig av tittel eller stilling i selskapet.

3. ETTERLEVELSE AV VÅRE LEVERANDØRKRAV

Newsecs partnere er pålagt å overholde våre Leverandørkrav. Newsec har rett til å ettergå og kontrollere Leverandørens aktiviteter i den grad det er nødvendig for å sikre at Leverandøren opererer i samsvar med våre Leverandørkrav. Leverandøren er ansvarlig for at underleverandørers aktiviteter og hele produksjonskjeden er i tråd med disse krav. Newsec har ensidig rett til å oppdatere våre Leverandørkrav ved å informere om
oppdateringen til Leverandøren. Endringene i kravene er gyldige så snart den oppdaterte versjonen av Leverandørkrav er oppdatert på våre nettsider eller meldt til Leverandøren. Leverandøren forplikter seg til å informere Newsec uten rimelig forsinkelse dersom deres virksomhet ikke er i samsvar med oppdateringene av Leverandørkrav, eller hvis de mener at
oppdaterte Leverandørkrav er i strid med deres krav og / eller mot juridiske krav og standarder. Newsec forbeholder seg retten til å heve avtalen dersom kravene ikke overholdes.

4. KRAV TIL LEVERANDØREN

Et minimumskrav er at Leverandøren skal overholde eksisterende internasjonale og nasjonale lover og regler i bransjen. Leverandører som tilbyr tjenester eller produkter til Newsec må utøve sin forretningsdrift i tråd med følgende grunnleggende prinsipper:

4.1 Arbeidskraft

Leverandøren sørger for at det ikke er barnearbeid eller tvangsarbeid i produksjonskjeden. Alle arbeidstakere må ha lovlige tillatelser for å jobbe i Norge samt at det foreligger individuelle arbeidsavtaler for alle som medvirker i leveransen.

4.2 Lønns- og arbeidsvilkår

Leverandøren må overholde lover, allmenngjøringsforskrifter og tariffavtaler knyttet til minstelønn, arbeidstid og overtidsbetaling. Hvis det ikke finnes slik nasjonal lovgivning, skal den relevante ILO-konvensjonen følges. Lønn skal alltid betales direkte til arbeidstakeren til avtalt tid. Leverandøren har plikt til å etterkomme forespørsler fra Newsec om dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår.

4.3 Helse og sikkerhet

Leverandøren må overholde alle gjeldende internasjonale og nasjonale lover og direktiver relatert til helse og sikkerhet på arbeidsplassen. For øvrig gjelder følgende (ikke uttømmende opplisting): Alle ansatte skal informeres om potensielle sikkerhets- eller helserisiko ved deres
arbeid.

• Ansatte skal tilbys helsetjenester og dekkes av personalforsikringer som er relevante for den jobben de skal utføre.
• Ergonomiske tilpasninger må skaffes til veie for de ansatte.
• Skriftlige sikkerhetsinstruksjoner skal være tilgjengelig for alle ansatte.
• Tjenesteytere og leverandører må registrere alle ulykker, hendelser og farer, og gjennomføre tiltak for å sikre proaktivitet og minimere risikoen for skade og ulykke.
• Leveranser til Newsec eller til Newsecs kunder må utføres på en sikker måte og i samsvar med norsk lovgivning.

4.4 Likestilling og mangfold

Leverandøren må fremme likestilling og mangfold i egen organisasjon, styrer og kundeforhold.

Leverandøren må sørge for at det ikke er diskriminering, trakassering, vold eller trussel om dette på grunnlag av etnisk opprinnelse, kjønn, religion, sosial bakgrunn, funksjonshemming, politisk synspunkter eller seksuell legning.

4.5 Foreningsfrihet

Leverandøren må respektere sine ansattes rett til å bli medlem i en fagforening og delta i kollektiv forhandling om arbeidsvilkår. Leverandøren må aktivt fremme sine ansattes rett til bistand fra tillitsvalgte ved forhold knyttet til deres arbeidskontrakter.

4.6 Bestikkelser

Newsec har nulltoleranse for alle former for bestikkelser og ulovlig påvirkning. Vi forventer at Leverandøren deler vår holdning til ansvarlig forretningsdrift, og at de krever at egen organisasjon, ansatte, underleverandører og leverandører har tilsvarende nulltoleranse. Det er
forbudt å gi eller ta imot gaver i forbindelse med forretningsavtaler. Enhver oppførsel eller handling som kan skape en følelse av forpliktelse eller takknemlighet må unngås. Videre er det uakseptabelt med upassende handlinger brukt til å påvirke beslutningstakere.

4.7 Miljø

Våre Leverandører må være bevisst på sin miljøpåvirkning ved hjelp av måling og overvåking. De må iverksette tiltak som skal redusere negativ miljøpåvirkning. Leverandørens miljøarbeid bør som minimum inkludere følgende:

• Fastsette relevante miljømål og rapportering knyttet til måloppnåelse.
• Reduksjon av klimautslipp, for eksempel forbruk av oppvarming og elektrisk energi og utslipp fra transport og annet drivstoff.

4.8 Datasikkerhet og personvern

Begge parter skal vurdere om aktivitetene i avtalen innebærer behandling av personopplysninger, og sette opp en databehandleravtale i henhold til personopplysningsloven og EUs personvernforordning 2016/679.
Leverandøren må sørge for at de behandler alle personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Leverandøren må sørge for at de stiller og oppfyller alle nødvendige krav i deres behandling av personopplysninger, og at de har dokumentasjon av prosesser og at
de har iverksatt riktige tiltak for å beskytte personlig informasjon. Hvis avtalen mellom partene inkluderer behandling av personopplysninger, må Leverandøren godta samarbeid om behandling av
personopplysninger, utarbeidelse av prosedyrer og evaluering i det omfanget som kreves gjennom hele avtaleperioden.

5. SPESIFIKASJON AV KRAV

Disse Leverandørkrav gjelder ved leveranse av varer og tjenester til Newsec og våre kunder. Hvis det er motstridende krav i kontraktsdokumentene, vil disse minimumskravene ha forrang.

5.1 Grunnleggende forpliktelser

1. Leverandøren godtar og opptrer i henhold til Newsecs Leverandørkrav.
2. Leverandøren har et gyldig organisasjonsnummer.
3. Leverandøren betaler merverdiavgift og arbeidsgiveravgift, og har ingen uoppgjort skattegjeld.
4. Leverandøren har gyldig ansvarsforsikring med tilstrekkelig dekning.
5. Leverandøren skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldene landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke.
6. Leverandøren er ansvarlig for å sikre at alle underleverandører følger disse retningslinjene.

5.2 Krav til kvalitet, miljø og arbeidsforhold

1. Leverandøren har en skriftlig miljøpolitikk som er kjent av, og tilgjengelig for, de ansatte.
2. Leverandøren sørger for at virksomhetens HMS-praksis oppfyller lovverkets minimumskrav og arbeider aktivt med forbedringstiltak.

5.3 Transport og drivstoff

1. Leverandøren må ta hensyn til bærekraft og miljøfaktorer ved valg av kjøretøy. Vi anbefaler at biler som benytter nullutslippsteknologi eller biler med karbonutslipp på under 120 g CO2/ km brukes til transport av mennesker. Den maksimale grensen for utslipp av kjøretøy bør ikke overskride 160 g CO2/ km.
2. Leverandøren må planlegge og gjennomføre transportbehov slik at samlet miljøbelastning blir så liten som mulig.