Kvalitets- og miljøpolitikk

i Newsec Basale AS

Hensikt

Kvalitets- og miljøpolitikk er utarbeidet for å sikre at Newsec Basale AS som organisasjon skal ha en enhetlig forståelse og bevissthet av hvilken kvalitets- og miljøpolitikk som er definert for selskapet.

Omfang

​Kvalitets- og miljøpolitikk er utarbeidet av administrerende direktør, som også har det overordnede ansvar for at dette blir fulgt opp og etterlevd. Kvalitets- og miljøpolitikk er utledet av Newsec Basale AS sine verdier og forretningside.
I forbindelse med at Newsec Nordic Asset Management har kjøpt selskapet Basale arbeides det med samordning av konsernets Kvalitets- og Miljøpolitikk samt ny strategi og forretningsplan.

Beskrivelse

Våre forvaltningstjenester skal fremstå som markedsledende hva gjelder kvalitet og effektivitet. Det krever høy faglig kompetanse i alle ledd, struktur i leveranseapparatet, godt teamarbeid med stor grad av lojalitet, engasjerte medarbeidere og god ledelse.

Forholdet mellom Newsec Basale AS og den enkelte kunde reguleres gjennom avtaler. Vi har som mål å møte kundens forventninger ved å utvikle og levere tjenester til den kvalitet en til enhver tid har avtale om. Vi vektlegger et åpent samarbeid med våre kunder, og vi vil opptre på en slik måte at kunden opplever merverdi i å ha Newsec Basale AS som samarbeidspartner.

Newsec Basale AS skal være ledende innen sin bransje når det gjelder kompetanse på miljø. Ivaretakelse av miljø skal være en naturlig og integrert del av de forvaltningsleveransene og rådgivningstjenester vi leverer. Newsec Basale AS skal være en pådriver for å redusere lokalenes påvirkning på det ytre miljø, samt aktivt bruke vår kompetanse til å optimalisere innemiljøet og ressursforbruket i de respektive eiendommer. Detaljerte mål og tiltak skal nedfelles i en egen handlingsplan. Sentrale målområder er energiforbruk, vannforbruk og renovasjon

Newsec Basale AS skal for egen del redusere forretningsdriftens miljøbelastning gjennom redusert energi- og papirforbruk, avfallshåndtering, resirkulering av elektronisk avfall, miljøbevisst reisevirksomhet og vannforbruk, samt være en pådriver for å fremme tilsvarende holdninger og målsettinger overfor virksomhetens kunder og forretningsforbindelser.

Vi skal sette tilsvarende miljø- og kvalitetskrav til våre samarbeidspartnere som de vi stiller til oss selv. Slik skal våre kunder være trygge på at kvalitets- og miljø hensynet er ivaretatt gjennomgående på beste måte i hele leveransen.

For å oppnå effektiv og miljøriktig forvaltning og drift, har Newsec Basale AS etablert egne rutiner og prosedyrer for miljø- og kvalitetsledelse. Alle ansatte er ansvarlige for kvaliteten i eget arbeid og for å fremme forslag og ideer til videre utvikling av tjenestene, både med tanke på miljø og kvalitet. Våre rutiner skal gi rom for og motivere til en løpende forbedring. Hver avdeling og funksjon skal følge opp vår målsetting både når der gjelder formulerte kvalitets- og miljømål og mål som er definert i avtaler og våre prosedyrer.

Newsec Basale AS har fokus på kompetanseutvikling innenfor våre fagområder. Et system for kunnskapsoverføring mellom forvaltningsorganisasjonen og vår driftsoppfølging ute på eiendommene skal sikre god oppfølging av alle tiltak og andre driftsforhold. Våre egne driftsansatte skal årlig gjennomgå kursing på energioppfølging (EOS).

Newsec Basale AS praktiserer rutiner for HMS, miljøanalyse, avviksbehandling, korrigerende og forebyggende tiltak, systemrevisjoner og faste gjennomganger i ledelsen for å verifisere mål og aktiviteter. Videre praktiseres ledelsens oppfølging av de største og viktigste kundene i egne årlige kunde- og evalueringsmøter. Newsec Basale AS har sluttet seg til Grønn Byggallianses 10 strakstiltak som er beskrevet i samme organisasjons veikart mot 2050.

Rapportering, dokumentasjon og arkivering

Miljø
Det skal årlig defineres overordnede mål for bl.a. energiforbruk, avfallshåndtering, Co2 utslipp fra reisevirksomhet og egen bilpark, samt aktive initiativ for å fremme tilsvarende mål overfor kunder av Newsec Basale AS.
Det skal minimum årlig foretas en oppfølging av faktiske tall mot vedtatte mål. Dette presenteres i en årlig miljørapport som skal gjennomgås med Styret. Det legges spesielt vekt på å kartlegge og håndtere de interne og eksterne risikofaktorer med tilhørende konsekvenser innen vår virksomhets påvirkning på det ytre miljø.

Kvalitet
Det skal årlig settes mål for rapporterte avvik til etablerte rutiner og prosedyrer, samt rapporterte avvik fra kunder og leietakere i forhold til leveranser levert av Newsec Basale AS. Avviksloggen og tilhørende iverksatte korrektive- og preventive tiltak skal gjennomgås i ledergruppen. Det legges spesilet vekt på å kartlegge og håndtere de interne og eksterne risikofaktorer og konsekvenser som en del av vårt kvalitetsarbeid. Resultater fra dette arbeidet rapporteres til selskapets styre.

Markedsundersøkelser
Det forutsettes gjennomført markedsundersøkelser overfor kunder og leietakere med jevne mellomrom for å verifisere vår posisjon i markedet og kundenes oppfatning av Newsec Basale AS, kvaliteten på våre leveranser og leietakertilfredshet. Hyppighet bestemmes av ledergruppen. Resultatene av undersøkelsene gjennomgås av ledergruppen, som også utarbeider og følger opp tiltak og handlingsplaner. Kundetilfredshet evalueres også i direkte møter mellom leveranseteamet og våre kunder.

SHA/HMS

Vår kvalitet- og miljøpolitikk skal ligge til grunn for alle selskapets disposisjoner, aksjoner og gjøremål. Herunder vil selskapets holdning og fokus på kvalitet og miljø naturlig ha relevans til selskapets HMS strategi.

Ytre miljø

​Prosedyren skal sikre overordnet ivaretagelse av krav relatert til ISO 14001 og ISO 9001.