Dette dokumentet (heretter «Leverandørkrav») er etablert for å sikre den høyeste standard når vi inngår avtaler på vegne av våre kunder, og når vi bestiller tjenester for våre oppdragsgivere og eiendomsbesittere. Disse kravene gjelder også for Newsec sine anskaffelser. Leverandørkravene bygger på Newsecs nordiske Leverandørkrav.
Leverandørkrav inneholder minimumskravene vi stiller til våre leverandører av varer og tjenester (heretter «Leverandør»).
Newsec sine aktiviteter skal være ansvarlig og bærekraftig. Dette betyr at Newsec tar ansvar for innvirkningen som våre aktiviteter har på mennesker, samfunn, økonomi og miljø. Newsecs krav til samfunnsansvar er basert på vår bærekraftspolitikk og våre Etiske retningslinjer. I tillegg er våre Leverandørkrav basert på FNs verdenserklæring om menneskerettigheter samt relevante nasjonale og internasjonale lover og direktiver knyttet til arbeid, miljø og korrupsjon.
Newsec definerer sine tre bærekraftsområder på følgende måte:
Newsec baserer sine aktiviteter på likhetsprinsippet og på likebehandling av alle. Respekt, forståelse og hensyn til andre er karakteristiske trekk ved arbeidsmiljøet i Newsec. Utgangspunktet for alle våre aktiviteter, inkludert bestillinger, er «null ulykker på jobb». Gjennom våre forretningsaktiviteter tar vi hensyn til innvirkningen vi har på folks helse, rettigheter og livskvalitet, så vel som på samfunnet og arbeidsplassen.
Våre aktiviteter har størst påvirkning gjennom bærekraftig vedlikehold og utvikling av våre kunders eiendommer. Når vi utfører vårt arbeid skal vi ta hensyn til knapphet på naturressurser og vår innvirkning på miljøet. Vi skal begrense sløsing av materialer, naturressurser og utslipp som knyttes direkte eller indirekte til vårt virke. Newsec handler i samsvar med relevante miljøbestemmelser og vi arbeider for å minimere vår miljøpåvirkning i våre daglige aktiviteter. Vi videreutvikler hele tiden vårt miljøarbeid ved hjelp av målbare mål og nøkkeltall.
Vi overholder lover og forskrifter i våre aktiviteter, og våre kjerneverdier er grunnlaget for alt vi gjør. Sammen med våre ansatte arbeider Newsec for å bekjempe korrupsjon, bestikkelser og svart økonomi.
Vi oppfordrer til dialog, transparens og ansvarlighet, og vi forventer det samme fra våre Leverandører. I Newsec behandler vi våre partnere likt, og tjenestenettverkene våre er transparente.
Konfidensialitet ved behandling av informasjon og databeskyttelse er ekstremt viktig for oss. Alle i Newsec har muligheten til å melde inn bekymringer og komme med forslag til forbedringer, uavhengig av tittel eller stilling i selskapet.
Newsecs partnere er pålagt å overholde våre Leverandørkrav. Newsec har rett til å ettergå og kontrollere Leverandørens aktiviteter i den grad det er nødvendig for å sikre at Leverandøren opererer i samsvar med våre Leverandørkrav. Leverandøren er ansvarlig for at underleverandørers aktiviteter og hele produksjonskjeden er i tråd med disse krav.
Newsec har ensidig rett til å oppdatere våre Leverandørkrav ved å informere om oppdateringen til Leverandøren. Endringene i kravene er gyldige så snart den oppdaterte versjonen av Leverandørkrav er oppdatert på våre nettsider eller meldt til Leverandøren. Leverandøren forplikter seg til å informere Newsec uten rimelig forsinkelse dersom deres virksomhet ikke er i samsvar med oppdateringene av Leverandørkrav, eller hvis de mener at oppdaterte Leverandørkrav er i strid med deres krav og / eller mot juridiske krav og standarder.
Et minimumskrav er at Leverandøren skal overholde eksisterende internasjonale og nasjonale lover og regler i bransjen. Leverandører som tilbyr tjenester eller produkter til Newsec må utøve sin forretningsdrift i tråd med følgende grunnleggende prinsipper:
Leverandøren sørger for at det ikke er barnearbeid eller tvangsarbeid i produksjonskjeden. Alle arbeidstakere må ha lovlige tillatelser for å jobbe i Norge samt at det foreligger individuelle arbeidsavtaler for alle som medvirker i leveransen.
Leverandøren må overholde lover, allmenngjøringsforskrifter og tariffavtaler knyttet til minstelønn, arbeidstid og overtidsbetaling. Hvis det ikke finnes slik nasjonal lovgivning, skal den relevante ILO-konvensjonen følges. Lønn skal alltid betales direkte til arbeidstakeren til avtalt tid. Leverandøren har plikt til å etterkomme forespørsler fra Newsec om dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår.
Leverandøren må overholde alle gjeldende internasjonale og nasjonale lover og direktiver relatert til helse og sikkerhet på arbeidsplassen. For øvrig gjelder følgende (ikke uttømmende opplisting):
Leverandøren må fremme likestilling og mangfold i egen organisasjon, styrer og kundeforhold. Leverandøren må sørge for at det ikke er diskriminering, trakassering, vold eller trussel om dette på grunnlag av etnisk opprinnelse, kjønn, religion, sosial bakgrunn, funksjonshemming, politisk synspunkter eller seksuell legning.
Leverandøren må respektere sine ansattes rett til å bli medlem i en fagforening og delta i kollektiv forhandling om arbeidsvilkår. Leverandøren må aktivt fremme sine ansattes rett til bistand fra tillitsvalgte ved forhold knyttet til deres arbeidskontrakter.
Newsec har nulltoleranse for alle former for bestikkelser og ulovlig påvirkning. Vi forventer at Leverandøren deler vår holdning til ansvarlig forretningsdrift, og at de krever at egen organisasjon, ansatte, underleverandører og leverandører har tilsvarende nulltoleranse. Det er forbudt å gi eller ta imot gaver i forbindelse med forretningsavtaler. Enhver oppførsel eller handling som kan skape en følelse av forpliktelse eller takknemlighet må unngås.
Videre er det uakseptabelt med upassende handlinger brukt til å påvirke beslutningstakere. Retningslinjer knyttet til å gi eller ta imot gaver er beskrevet nærmere regulert i Newsecs gavepolicy. Leverandøren må følge disse retningslinjene.
Våre Leverandører må være bevisst på sin miljøpåvirkning ved hjelp av måling og overvåking. De må iverksette tiltak som skal redusere negativ miljøpåvirkning.
Leverandørens miljøarbeid bør som minimum inkludere følgende:
Begge parter skal vurdere om aktivitetene i avtalen innebærer behandling av personopplysninger, og sette opp en databehandleravtale i henhold til personopplysningsloven og EUs personvernforordning 2016/679.
Leverandøren må sørge for at de behandler alle personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Leverandøren må sørge for at de stiller og oppfyller alle nødvendige krav i deres behandling av personopplysninger, og at de har dokumentasjon av prosesser og at de har iverksatt riktige tiltak for å beskytte personlig informasjon. Hvis avtalen mellom partene inkluderer behandling av personopplysninger, må Leverandøren godta samarbeid om behandling av personopplysninger, utarbeidelse av prosedyrer og evaluering i det omfanget som kreves gjennom hele avtaleperioden.
Disse Leverandørkrav gjelder ved leveranse av varer og tjenester til Newsec og våre kunder. Hvis det er motstridende krav i kontraktsdokumentene, vil disse minimumskravene ha forrang.
1. Leverandøren har ett av følgende kvalitetsstyringssystemer:
2. Leverandøren har en skriftlig miljøpolitikk som er kjent av, og tilgjengelig for, de ansatte.
3. Leverandøren sørger for at virksomhetens HMS-praksis oppfyller lovverkets minimumskrav og arbeider aktivt med forbedringstiltak.
4. Leverandøren og dens underleverandører innehar eventuelle lovpålagte sektorspesifikke sertifiseringer (for eksempel HMS-kort). Ethvert entreprisearbeid er basert på Norsk Standard sine standarder, god byggeskikk og annen gjeldende lovgivning.
1. Alternative rivningsmetoder bør brukes hvor det er mulig for å
2. Håndtere bygge- og rivingsavfall på en miljøvennlig måte. Leverandøren må sikre at de ansatte får opplæring i:
3. Alle ansatte hos Leverandøren som håndterer farlige stoffer må være kvalifisert til å håndtere slike stoffer.
4. Resirkulering av avfall skal først og fremst gjøres i form av kildesortering, og det bør legges til rette for sortering av avfall.
5. Leverandører som utfører tjenester innen rengjøring, vaktmestertjenester og eiendomsforvaltning må sortere og resirkulere avfall på eiendommene og sende avfallet til riktig anlegg for videre håndtering.